ELECTRONIC FILLING SYSTEM

Electronic Filing and Document Management System

 Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa ini, banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumennya. Sistem pengarsipan elektronik ini biasa dikenal dengan istilah Electronic Filing System (EFS). Penggunaan sistem kearsipan elektronik (Electronic Filing System) sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.

Electronic Filing Implementation

   

           Electronic Filing System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.

Pengertian Arsip Elektronik

                                                           

            Menurut  asalnya  arsip berasal   dari   bahasa   yunani “archivum ”yang artinya  tempat untuk menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan  dokumen masa pemerintahan berada di  Balai Kota (archeon). Dengan  demikian, arsip yang mengadopsi istilah  “archief ”dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani  “achivum ” yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan  sebagainya.

Ada beberapa pembatasan pengertian tentang arsip :

The Liang Gie dalam Sularso  Mulyono  dkk.  Bahwa   Arsip    adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena  mempunyai  keguanaan agar  setiap  kali  diperlukan   dapat   secara  cepat   ditemukan kembali.

File adalah arsip aktif yang masih terdapat  di  unit  kerja  dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara   aktif   (Hadi   Abubakar, 1996:10)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang   dibuat    dan   diterima   oleh   lembaga   negara,    pemerintahan   daerah, lembaga  pendidikan, perusahaan, organisasi politik,  organisasi kemasyarakatan, dan   perseorangan  dalam  pelaksanaan kehidupannya bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2).

Arsip adalah dokumen tertulis   yang   mempunyai  nilai  historis, disimpan  dan   dipelihara   di   tempat   khusus   untuk   referensi   (Kamus   Besar   Bahasa Indonesia).

Arsip adalah segala kertas naskah  buku,   foto, film,   mikrofilm, rekaman suara,   gambar      peta,  bagan    atau  dokumen      lain  dalam    segala   macam  bentuk   dan   sifatnya,   aslinya   atau   salinannya,   serta   dengan   segala   cara penciptaannya,       dan   yang   dihasilkan    atau   diterima   oleh   suatu   badan, sebagai   bukti   atas   tujuan   organisasi,   fungsi,   kebijaksanaan,   keputusan, prosedur,     pekerjaan    atau   kegiatan   pemerintah      yang   lain  atau   karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18).

Filling (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas  dengan sedemikian rupa  dalam   tempat   penyimpanan yang baik  menurut  aturan  yang  telah ditentukan terlebih dahulu sehingga setiap kertas   (surat)   apabila diperlukan   dapat ditemukan kembali   dengan  mudah   dan   cepat   (Sularso Mulyono dkk, 1985:3).

Dengan   uraian   konsep   arsip   dan   batasannya  tersebut,  dapat ditarik sebuah gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya. Sehingga, tidak sekedar penyimpanan kumpulan warkat sebagai bahan pegingat (arsip), tetapi perlu    pengaturan cara  prosedur  penyimpanan  (kearsipan).

Hal itu  dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini :

   -         -  Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak   boleh diletakkan   demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.

  

-      - Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapi harus diatur dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arasip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.

-       - Penemuan Kembali (finding), ini  berarti arsip  harus   dapat   ditemukan kembali   apabila  diperlukan sebagai   bahan   informasi  dengan mudah  dan cepat.

 Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Manfaat Arsip Elektronik:

1.  Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun  nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4.  Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.

5.  Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

6.  Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

7.  Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.

8.  Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

Arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut:

a.    *   Tahapan pengumpulan bahan

   Arsip yang dipilih untuk dilayankan adalah dengan mempertimbangkan kegunaan arsip dimana arsip yang sering dicari oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas pertama, kemudian adalah arsip yang sudah rapuh atau segera rusak, untuk menjaga, merawat, maupun untuk pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh didahulukan untuk dilayankansehingga disamping sebagi fungsi pelayanan juga untuk fungsi perlindungan. Pertimbangan selanjutnya adalah dari sisi informasi, semakin penting informasi yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi prioritas untuk segera dilayankan.

b.     *  Tahapan Pemindaian

     Tahapan pemindaian dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan pemindaian dengan alat pemindai yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip.

c.      *  Tahapan Manipulasi

    Tahapan dimana arsip elektronik disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada aplikasi dengan baik. Karena file hasil digitalisasi adalah sangat besar dan berformat TIFF maka pada tahapan ini diubah formatnya ke dalam bentuk pdf dan ukuran resolusi diperkecil sampai dengan 25% dari aslinya.

d.     *  Tahapan Entry Data

     Setelah arsip elektronik dilakukan proses manipulasi dan siap untuk digunakan maka selanjutnya adalah melakukan entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik sehingga pengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dpat langsung melihat arsip elektronik hasil penemuan kembali tersebut. Dengan layanan yang langsung dapat menggunakan arsip.

e.      * Tahapan Editing dan Koreksi

   Tahapan terakhir dimana pada tahapan ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip juga dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan arsip elektronikanya. Jika pengetikan maupun kesesuaian data belum benar maka segera dilakukan editing yang diharapkan dari proses koreksi dan editing ini tidak ada kesalahan teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data

  

 Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:

a.      keuntungan:

ü  Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

ü  Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.

ü  Kemudahan akses terhadap arsip elektronik

ü  Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.

ü  Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.

ü  Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.b. Kelemahannya :

 Kelemahan :

1.      1.  Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara.

2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan

maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain.

      3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,

misalnya server terserang oleh virus atau ternya data secara permanen

kerena tidak sengaja.

JENIS SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK

                           

 Jenis sistem kearsipan elektronik :

1.     -   Indofile Electronic Filing System

   Indofile merupakan Sistem Manajemen Dokumen secara elektronik berbasiskan sistem operasi Microsoft Windows 95/98/2000/NT menggunakan Bahasa Indonesia dalam pengoperasian Indofile dirancang untuk membantu mengatur dan mengelola segala jenis dokumen baik dalam bentuk kertas maupun digital (computer file) agar dapat dengan mudah didata dan cepat dicari kembali.

Dengan fasilitas Sistem Workflow, Indofile membantu mempercepat pendistribusian, penelusuran, pengontrolan dan pengarsipan aneka dokumen secara elektronik antar komputer maupun melalui saran ajaringan internet dimanapun berada guna menghasilkan kecepatan akses informasi perusahaan dalam menyongsong era teknologi kantor tanpa kertas(paperless office).

Dua fungsi utama pengelolaan dokumen secara terpadu tercakup dalam Indofile yaitu meliputi :

-         1.  Surat menyurat elektronik (E-mail) dan fasilitas workflow.

-         2.  Sistem kearsipan elektronik (electronic filing system)

Filing sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Filing sistem wilayah (geografis) ialah suatu sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan daerah atau letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Biasanya pada perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan di luar negeri ataupun yang memiliki cabang/perwakilan dibeberapa lokasi/daerah. Seperti : bank, asuransi, dan otomotif, dll.

Nilai guna arsip menurut perusahaan . The Liang Gie (1979: 215) mengemukakan 6 nilai dari arsip:

-         -  Nilai administrasi (administrative value)

-        -   Nilai hukum (legal value)

-        -   Nilai keuangan (fiscal value)

-        -   Nilai penelitian (research value)

-         -  Nilai pendidikan (educational value)

-        -   Nilai dokumentasi (documentary value).

Nilai Guna Arsip berdasarkan kepentingan :

   a)      Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

          Nilai guna primer meliputi:

-          Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

-          Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

-          Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

-          Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

         b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai       kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

            Nilai guna sekunder, juga meliputi:

-          Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu

-          Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.

FUNGSI ARSIP :

1.    -   Sebagai bahan informasi dalam pengambilan keputusan dan penentuan kebijaksanaan

2.     - Sebagai alat pertanggungjawaban , baik tanggungjawab moral maupun finansial

3.     -  Sebagai pusat ingatan

4.     -  Sebagai alat pembuktian yang otentik;

5.      -  Sebagai ukuran tertib tidaknya suatu organisasi

6.      -  Sebagai bahan penelitian ilmiah

7.      -   Sebagai pedoman kerja.

Peralatan Kearsipan

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

·        1.  Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.

·        2.  Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

·         3. Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

·        4.  Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.

·             5.  Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.

·        6.  Berkas Kotak (Box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping)

.

·             7.    Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah.

·         8.   Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

·        9.    Cardex (Card Index) Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.

·         10.  File yang dapat dilihat (Visible reference record file) Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

Tujuan Pengolahan Rekod Elektronik

Tujuan pengolahan rekod elektronik adalah untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk para pemakai hal ini di ungkapkan oleh Wilkinson (1993:234) yaitu pengolahan data elektronik menghasilkan informasi yang :

1. Relevant

2. Improve thoughput

3. Effeciency

4. Time lines

5. Flexibility

6. Accuracy and security

Manajemen Arsip Elektronis

3  sistem pengarsipan yang umum dipasaran:

1.  Sistem manajemen dokumen elektronis (electronic document management system – EDMS)

Merupakan sistem yang berupa pengelolaan arsip atau dokumen elektronis melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya word processing, presentasi, dsb.

2.   Sistem pemindaian elektronis (electronic imaging system  – EIS)

Akan mengelola dokumen berupa hasil pemindaian (scan).

3.   Software manajemen dokumen (records management software – RMS)

Mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.

       Retensi Arsip Elektronis

Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elekteronis (skupsky, 1999,) yaitu :

-          Retensi dokumen tradisional :

    Dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

Ø   Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk menemukan priode ritensi dokumen:

Ø   Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin tridentipikasidengan nama yang lain, walaupun isi nya relative sama.

Ø   .        Jadwal retensi harus sering mungkin dimodifikasi ketika organisasi merestrukturisasi organisasinya.

Ø       Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola.

 Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan :

Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir decade 80-an dengan menggunakan hubungan sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut merepresentasikan aktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan, hubungan masyarakat, hukum maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistem penyimpananakan menetapkan tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan perumusan penghitungan lama priode penyimpanan.

Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila priode retensi berubah. Ada beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dala metode ini:

·        #  Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensi dokumen yang akan menjelaskan syarat yang diperlukan untuk meretensi dokumen

·           # Sistem ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis dengan modul retensi,

·         Penghitungan berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan priode retensi dokumen Maupun rumus penghitungan yang terdiri atas.

·       #  Tanggal penciptaan (creation-driven) dengan menghitung retensi berdasarkan tanggal pembuatan dokumen, misalnya 6T (6 tahun).

·          #Tanggal kejadian (event-drive) dengan menghitung retensi berdasarkan tanggal terjadinya sebuah pristiwa, missal nya DP (dalam proses) dan SP (suda proses).

·         #  Tanpa penjelasan (indefinite) dimana dokumen tidak akan dimusnahkan hingga orang yang mempunyai otoritas akan melakukannya, missalnya FERM (dokumen permanen).

·         # Maksimum, di mana retensi dokumen dihitung sejak dokumen buat namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum brakhirnya priode retensi, misalnya Max3 (maksimum 3tahun penyimpanan).

·         # Sistem secara dinamis dan otonomis akan menghitung priode retensi apabila ada perubahan prosedur pada buku pedoman.

·         # Sistem diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yang dianggap penting, misalnya akta pendirian prusahaan, sertifikat tanah, dan sebagainya.

·          # Sistem mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekat akan dimusnahkan;

·         Sistem akan memberi tanda terhadap dokumen yang akan dihancurkan.

·        #  Sistem akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yang telah disetujui untuk dimusnahkan, yang akan tergantung pada media yang digunakan untuk menyimpan dokumen.

·         # Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang dapat dihapus, harus menggunakan metode penghapusan yang aman sehingga data tidak dapat di-copy maupun dicari kembali.

·        #  Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang tidak dapat dihapus, dapat dilakukan pemusnahan langsung.

·         # Sistem akan mengelola informasi yang berkaitan dengan dokumen yang telah dihancurkan

·     #  Sistem mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dan tidak dapat di-copy kembali.

Manfaat Informasi Arsip Elektronik

Keuntungan atau manfaat yang didapatkan dalam proses alih media arsip antara lain adalah meningkatkan efisiensi organisasi dan berbagai hal lainnya termasuk meningkatkan kinerja akuntabilitas, bisnis proses, dan menekan biaya.

Mengapa Alih Media?

Informasi adalah sebuah kunci dari aset dan nilai perusahaan, maka itu perlu adanya pengelolaa dengan baik dan benar untuk menjamin ketersediaan informasi. Manajemen arsip secara elektronik adalah salah satu cara untuk mendapatkan hal tersebut (baca: pangelolaan informasi);

Setiap organisasi memiliki kewenangan untuk mengelola arsip mereka termasuk dalam hal pelaksanaan alih media arsip. Karena itu organisasi memiliki hak penuh dalam pelaksanaan alih media berdasarkan aturan dari pemerintah dan undang-undang;

Hampir saat ini semua informasi maupun administrasi terlahir dalam format elektronik. Maka merupakan suatu hal yang sangat logis jika kemudian informasi tersebut dikelola dalam bentuk elektronik;

Manajemen arsip elektronik akan membuat organisasi anda selalu mengikuti perkembangan jaman dan mengembangkan inovasi dalam melakukan setiap proses bisnis;

Akan memudahkan organisasi anda dalam mengimplementasikan perubahan yang terjadi baik itu aturan pemerintah, kebijakan organsiasi, dll yang berkaitan dengan proses pengelolaan informasi dan Manajemen Arsip.

Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus, baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh manusia ataui dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik baik magnetik maupun optic memiliki keterbatasan. Terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna.

Sistem Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data Processing System)

Pengolahan data yang diolah dengan menggunakan komputer dikenal dengan Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronik Data Processing (EDP).

Jadi Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu computer.

S Sumber :

s

1.       http://www.kreasitraining.com/

2.        www.amanet.org ,August 19, 2015 . Managerial Skills Training

3.       dian’sharing.blogspot.com ,  January 04, 2013

4.       https://whedya.wordpress.com/ , August 16, 2011,

5.       http://arwantabutty.blogspot.co.id , Jum’at 30 Agustus 3:04 PM
6.       http://cicadaryanti.blogspot.co.id/ , Posted by whedya in Matery Kuliah
7.       http://arsip.ui.ac.id/
8.   http://mochamadludvi.blogspot.co.id/
9.    http://rezky-syahputra.blogspot.co.id/